Dynasty tietopalvelu Haku RSS  

RSS-linkki

Kokousasiat:
http://www.oulunkaari.org:80/iinseutu/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetingitems&show=30

Kokoukset:
http://www.oulunkaari.org:80/iinseutu/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetings&show=30

Yhtymähallitus
Pöytäkirja 14.12.2011 Pykälä 208


Yhtymähallitus
§ 208
14.12.2011

 

Asiakirjahallinnon toimintaohje, tehtäväluokitus ja kirjaamisohje

 

YhtHall § 208
14.12.2011

 

Valmistelijat: arkistosihteeri Vuokko Loukusa puh: 08-5875 6152 ja hallintojohtaja Mirja Klasila puh: 08-5875 6112

 

Asiakirjahallintoa ja arkistotointa ohjaavat arkistolaki (831/1994), julkisuuslaki (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999), henkilötietolaki (523/1999), laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) ja alakohtaiset erityislait (erityisesti sosiaali- ja terveydenhuoltoalaan liittyvät) sekä arkistolaitoksen antamat määräykset ja ohjeet. Arkistolain (831/1994) 8 § edellyttää, että arkistonmuodostaja määrää miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Sama pykälä edellyttää myös toimintaohjeen ja arkistonmuodostussuunnitelman laatimista.

 

Kuntayhtymässä arkistotoimen järjestäminen kuuluu yhtymähallitukselle, jonka on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kuntayhtymän arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kuntayhtymän pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Oulunkaaren kuntayhtymään on palkattu arkistosihteeri, joka laaditun asiakirjahallinnon toimintaohjeen mukaisesti toimii arkistotointa johtavana toimihenkilönä. Lisäksi on nimettävä toimintayksiköiden arkistovastaavat, jotka huolehtivat arkistotoimen käytännön toteutuksesta ja tiedotuksesta sekä rekisteriselosteiden laadinnan toteutumisesta yksiköissään.

 

Oulunkaaren kuntayhtymän tehtäväluokitus on laadittu Kuntien yhteisen tehtäväluokituksen mukaisesti, muokaten kuntayhtymän toimintaa vastaavaksi. Kuntien yhteisen tehtäväluokituksen lähtökohtana ovat yleisellä tasolla määritellyt kunnallisten organisaatioiden tehtävät ja sen käyttöönotto on edellytyksenä valtakunnalliseen sähköiseen asiankäsittelyyn sekä sähköiseen säilyttämiseen siirtymiselle. Omalta osaltaan se myös lisää yhteentoimivuutta mahdollistamalla julkisten, sähköisessä muodossa olevien tietojen käsittelyn yli organisaatiorajojen. Arkistolaitos suosittelee yhteisen tehtäväluokituksen käyttöönottoa. Tehtäväluokitus on pohjana myös arkistonmuodostussuunnitelman/tiedonohjaus-suunnitelman laatimiselle ja sitä hyödynnetään asiakirjojen kirjaamisessa.

 

Kirjaaminen on osa hyvän tiedonhallintatavan toteuttamista organisaatiossa. Asiasta säädetään asetuksessa viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999). Asetuksen mukaan käsiteltävinä olevien asioiden seurantaa varten tulee olla tiedot siitä, mitä diaareja, luetteloita, hakemistoja ja muita asiahallinnon rekistereitä on käytössä, tai miten tieto julkisista asiakirjoista voidaan muuten löytää. Asiarekisterien avulla voidaan täyttää arkistolain nojalla annetut määräykset asiakirjojen rekisteröinnistä ja luetteloinnista.

 

Esityslistan liitteenä ovat asiakirjahallinnon toimintaohje ja siihen liitetyt, tähän mennessä valmistuneet erillisohjeet: tehtäväluokitus ja kirjaamisohje. Arkistonmuodostussuunnitelma, arkistointiohje, tietosuoja- ja tietoturvaohje sekä suojelusuunnitelma käsitellään yhtymähallituksessa myöhemmin niiden valmistuttua ja liitetään asiakirjahallinnon toimintaohjeeseen.

 

 

 

Esitys (kyj):

  1. Yhtymähallitus hyväksyy liitteenä olevat asiakirjahallinnon toimintaohjeen, tehtäväluokituksen ja kirjaamisohjeen.

 

  1. Toimintaohje siihen liitettävine erillisohjeineen tulee voimaan takautuvasti 1.1.2009 ja sitä sovelletaan tämän jälkeen syntyneeseen aineistoon, kirjaaminen Dynasty-asianhallintajärjestelmällä aloitetaan 1.1.2012 alkaen.

 

Päätös:
Hyväksyttiin

 


Liitteet nro 3-5.